Gestion des connaissances. Outils et applications du knowledge management PDF

Système – Un système est un ensemble organisé et structuré d’éléments interreliés et en interaction qui évolue dans le temps. La GID est un gestion des connaissances. Outils et applications du knowledge management PDF dont les intrants sont les documents produits ou reçus par l’organisation.


Qu’est-ce que la connaissance ? Quel est son rôle au regard de l’activité de l’entreprise ? Comment et pourquoi mettre en place une démarche de gestion des connaissances ? Quelle est la place des outils informatiques dans cette démarche ? Quelles sont leurs possibilités et leurs limites ? Quelles sont les applications possibles ? Autant de questions auxquelles cet ouvrage apporte des réponses claires. Gestion des connaissances, outils et applications du knowledge management propose un panorama complet des stratégies et techniques actuelles concernant la gestion des connaissances. Il accorde une grande importance à la nature explicite des connaissances, qui est au cour de l’approche technologique de la gestion des connaissances. Il met l’accent sur les besoins quotidiens des entreprises en matière de recherche d’information, de personnalisation et de collaboration. Enfin, il présente le lien existant entre veille, gestion de la relation client et gestion des connaissances. Cet ouvrage s’adresse plus particulièrement aux personnes en charge de projets dans le domaine de la gestion de l’information. Ainsi : les directeurs de systèmes d’information verront facilitée la définition des besoins et projets en matière de gestion des connaissances ; les consultants et les maîtres d’ouvrage disposeront d’un outil efficace pour effectuer une étude d’opportunité ; les responsables documentaires et les veilleurs pourront faire le point sur les techniques qu’ils utilisent relativement à celles disponibles.

Le traitement de ces documents doit se faire selon une séquence prédéterminée : identification, classification, enregistrement, description, classement, contrôle de la circulation, classement, transfert au semi-actif, versement dans les archives ou élimination. Composantes intégrées – Pour qu’un système de GID soit efficace, ses composantes doivent être intégrées. Par exemple, pour la gestion des documents administratifs, les règles du calendrier de conservation doivent être reliées aux rubriques du plan de classification et ces deux outils de gestion documentaire doivent être intégrés au logiciel de GID. Donner accès – Il s’agit ici de la raison d’être, de la fonction principale d’un système de GID : donner accès à la mémoire organisationnelle afin d’assurer la continuité des activités reliées aux domaines d’affaires et à celles de la gestion interne de l’organisation. Personnes accréditées – Tout système de GID doit être doté de règles logiques et physiques d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels ainsi que des informations sensibles et confidentielles. Information portée par un support – La GID est un système de gestion de documents tel que défini dans la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information du Québec : textes, sons ou images ou une combinaison de ceux-ci portés par tout type de support.

Information pertinente – Dans un système de GID, les documents ont une valeur administrative, financière, juridique, archivistique, historique, patrimoniale, documentaire ou informative. Activités – Dans une organisation, les activités réalisées sont génératrices de documents créés, reçus ou expédiés : c’est sur la base de ces activités que sont constitués les dossiers et c’est en relation avec elles qu’est acquise la documentation de référence. Organisation – Bien qu’il y ait de nombreux points communs entre toutes les organisations et, en particulier, entre celles d’un même secteur d’activité, chaque système de GID possède des caractéristiques spécifiques qui en font un système organisationnel qui doit répondre aux besoins propres à chaque organisme. Le système de GID fait partie des systèmes ou processus qui constituent le cœur de tous les processus d’affaires d’une organisation. Du point de vue de l’organisation, les deux premiers éléments la placent en situation de fragilité : l’intuition et la mémoire individuelle peuvent faire défaut d’autant plus que les mouvements de ressources humaines peuvent avoir comme résultat la difficulté de récupérer l’information voire le risque de perte d’information précieuse.

Pour prendre une décision éclairée, il est impératif de consulter l’information que possède déjà l’organisation sous forme de documents, de dossiers ou de documentation de référence et, au besoin, de rechercher, recueillir des informations supplémentaires ou plus à jour pour mettre à niveau la mémoire organisationnelle actuelle afin de compléter les dossiers ou la documentation de référence existants. Elle peut être prise, une fois documentée. Les traces de cette action sont consignées dans un ou des documents produits, reçus ou expédiés. Les nouveaux documents viennent alors compléter les dossiers existants. Ce paradigme de boucle sans fin s’applique à tous les processus d’affaires d’une organisation tant que celle-ci est en activité. Le système de GID doit évoluer au rythme de l’organisation : sa fiabilité, son intégrité et son exploitabilité doivent être assurées et transcender la mouvance incontournable du personnel. Pour leur gestion interne, la très grande majorité des organisations utilisent des systèmes informatisés de comptabilité ou de gestion des ressources financières.

Certaines ont automatisé les relations avec leurs fournisseurs et une partie de la gestion de leurs ressources humaines. Pour la gestion des domaines d’affaires propres à chacune des organisations, il existe également des systèmes informatiques propres à certaines activités qui découlent de leur mission. Un établissement de santé, par exemple, utilisera, entre autres, un système de gestion des dossiers des usagers. Une maison d’enseignement, un système de gestion des dossiers des élèves. Un tribunal administratif, un système de gestion des audiences. Tous ces systèmes ne permettent de prendre en charge qu’une certaine portion de l’ensemble des documents produits ou reçus, des dossiers et de la documentation de référence qui peut varier d’une organisation à une autre.